Una de las grandes preguntas que recibimos en Iberian Press por parte de las empresas es cuándo enviar una nota de prensa a los medios.
Esta pregunta, que parece algo secundario, en realidad es una de las claves de éxito de cualquier distribución, aunque hay que comprender el actual negocio y sector periodístico. Saber cuándo enviar una nota de prensa a una redacción es uno de los ingredientes de una buena difusión y forma parte del trabajo de las agencias de comunicación.
¿Qué hay que conocer del flujo periodístico?
En primer lugar, hay que conocer el dato. Cada sección de un periódico, online o tradicional, recibe una media de 69 notas de prensa al día, aunque en las principales cabeceras, la realidad es que esta cifra se multiplica.
De esas notas, tan solo una fracción es capaz de llamar la atención suficiente como para ser publicadas. Teniendo esto en cuenta, no es raro saber que más de la mitad no se abren debido a asuntos en el mail que no consiguen llamar la atención de los medios y, los que consiguen pasar ese primer filtro, saben que su única oportunidad está en el mensaje que se redacte en el cuerpo del mail, ya que aún no han llegado siquiera a la información.
Es por ello que es clave ser capaz de conseguir temas interesantes en las redacciones y saber presentarlos para llegar al tercer paso: abrir la nota de prensa.
Contenido del artículo:
Cuándo los periodistas están más receptivos: días y horas
Los hábitos de las redacciones influyen mucho en esta decisión y por ello hay que conocerlos como hacemos desde un gabinete de prensa profesional.
En primer lugar, según las principales agencias de noticias del país, es recomendable agendar los envíos entre el martes y el jueves ya que la rutina de cada sección está estable, sin urgencias de inicio o cierres y pueden llegar a necesitar, en algunos casos, rellenar con noticias que de verdad puedan interesar.
¿Significa esto que las notas enviadas en el resto de días están abocadas al fracaso? Para nada. Aunque los lunes es fácil que haya más reuniones de planificación y corra prisa por cubrir el día, cuando la noticia es suficientemente potente, tiene cabida. Lo mismo pasa el viernes, aunque sea un día más pensado para los cierres semanales y la planificación informativa del fin de semana — fuera de los temas de actualidad que lo requieran por urgencia —.
En cuanto al horario:
- Las mañanas, especialmente las primeras horas de la jornada laboral, suelen ser las mejores: los periodistas revisan correos, organizan el día. En España, entre 9:00 y 11:00 es un rango con buen nivel de apertura.
- Sin embargo, hay estudios que apuntan a matices ya que se habla de algunos, como el estudio de Propel, que mostró que los mensajes enviados al mediodía (12:00-13:00) lograban muchas más aperturas que los enviados justo al inicio de la mañana.
- Las últimas horas suelen funcionar cuando la información tiene el peso suficiente para tener relevancia, sino, es fácil que se quede para el día siguiente y se pierda entre la vorágine.
No obstante, depende también mucho de la temática, nada está cerrado.
Cuándo enviar según qué tipo de información
No todas las notas de prensa son iguales ya que, aunque las empresas quieren salir cuanto antes, sólo algunas de verdad deben ser enviadas al momento por la caducidad de lo que se cuenta.
Corre prisa cuando se habla de noticias de actualidad pero de acontecimientos que ya han ocurrido porque, en prensa, la caducidad de la información es muy corta.
Sin embargo, cuando son eventos próximos o convocatorias, es recomendable avisar con el tiempo suficiente como para que las redacciones puedan, llegado el caso, usarlo dentro de las agendas temáticas o de la programación de la fecha, planificando la cobertura de una forma más calmada.
Contar con asesoramiento para que esto se plantee de la forma más certera es clave. No todas las secciones trabajan con los mismos calendarios. Además, también es necesario conocer la realidad de cada sector. Si hay una rueda de prensa importante, el lanzamiento de algún producto de primer nivel que genera expectación a nivel internacional o si hay un Congreso o Feria sectorial, es más difícil conseguir atención.
Qué tipo de información tiene mejor cabida
Para que una nota de prensa tenga verdaderas posibilidades de publicación, debe cumplir ciertos criterios que no son negociables y que, desde Iberian Press, trasladamos a nuestros asesorados.
Es primordial que tenga un interés periodístico claro. No basta que sea una novedad o algo promocional. Si aporta datos, una perspectiva del sector innovadora, puede generar impacto en el lector final, se trata de una novedad real con relevancia social, económica o cultural, mejor. Las notas que tienden a lo comercial automáticamente son descartadas ya que, hoy en día, todos los medios tienen una forma alternativa de financiación a través de sus productos publicitarios en forma de artículos patrocinados, reportajes pagados o publicidad tradicional.
El titular, algo que parece obvio, se convierte en la llave de entrada a la lectura. Si no capta el interés y abre la puerta a la lectura del resto, no ha servido para nada el esfuerzo realizado. Debe resumir en menos de 8-10 palabras lo esencial de lo que se cuenta. Titular es todo un arte y reconocemos que no está reconocido. Quien titula bien, tiene gran parte del éxito ganado.
Pero luego tiene que completarse con un contenido estructurado. Tradicionalmente se ha hablado en las facultades de un formato como el de la pirámide invertida, dando la información más relevante en los tres primeros párrafos y luego complementando.
Aunque hoy en día no está obsoleto, hay más fórmulas que funcionan cuando se piensa en el estilo de textos que se leen en redes. Frases cortas pero con cada palabra medida pueden ser también una estrategia comunicativa interesante cuando el contenido es más informal.
Adjuntar a este tipo de texto recursos como imágenes, gráficos, vídeos, datos o documentos complementarios que avalen la información puede aumentar las probabilidades de que ese contenido se publique con el mismo interés que ocurre con la entrevista periodística.
Una de las recomendaciones más prácticas, además de todo esto, es esperar a enviar una nota de prensa al momento en que de verdad haya algo que decir. Saturar las redacciones con notas recurrentes carentes de interés puede resultar fatigoso para las redacciones, acabando en la carpeta más peligrosa, la de SPAM.
