Cuidar la estructura de un comunicado de prensa es uno de los primeros pasos para que, de verdad, se convierta en una herramienta fundamental dentro del ámbito de las relaciones públicas y la comunicación corporativa y aunque pueda parecerse su estructura no es exactamente igual a la estructura de una nota de prensa.
Un comunicado bien estructurado y redactado busca atraer la atención de los medios cuando tiene que compartirse un mensaje oficial, lo que también sirve para posicionar una marca o institución y generar un impacto positivo en la opinión pública. De ahí que la redacción
Sin embargo, para lograr estos objetivos, es indispensable entender no sólo qué es un comunicado de prensa, sino cuándo utilizarlo y cómo estructurarlo correctamente.
Contenido del artículo:
¿Qué es un comunicado de prensa?
Un comunicado de prensa no es una nota de prensa sino que es un documento breve y conciso que una empresa, organización o institución redacta y distribuye con el objetivo de anunciar una noticia relevante y no comercial.
Este formato está dirigido principalmente a periodistas, editores y medios de comunicación, con la intención de que la información sea publicada de manera directa y como respuesta a algo que ha sucedido.
A diferencia de otros textos publicitarios o promocionales, el comunicado de prensa debe ser objetivo, claro y profesional. Su propósito no es vender, sino informar sobre un acontecimiento importante del que se necesita la voz de la compañía. Una denuncia, una salida de la directiva, un momento de crisis… Este es el formato para ello.
Los comunicados son herramientas utilizadas tanto por grandes corporaciones como por pequeñas empresas, ONGs o entidades gubernamentales.
En todos los casos, deben cumplir con ciertos estándares periodísticos que faciliten su comprensión y publicación.
¿Cuándo debe utilizarse?
No todas las noticiasde una organización merecen un comunicado de prensa. Para determinar si es adecuado utilizar este recurso, se deben considerar tres factores clave:
- Relevancia de la información: ¿La noticia es suficientemente importante? Una promoción interna o una remodelación de oficinas, por ejemplo, puede ser relevante dentro de la organización, pero no necesariamente para la prensa y para este formato.
- Interés periodístico: La información debe responder a criterios clásicos del periodismo. Un comunicado sobre un descubrimiento, una respuesta a una crisis o una aclaración importante. El comunicado es la voz de la empresa cuando solo es eso, empresa, no buscando ventas.
- Oportunidad del momento: Es fundamental que el comunicado se emita en el momento justo, siempre hay un mejor momento para distribuir un comunicado o nota de prensa.
¿Cómo debe estructurarse para que sea correcto?
La efectividad de un comunicado de prensa depende, en gran medida, de su estructura.
Una buena organización del contenido no sólo facilita la lectura, sino que también aumenta las probabilidades de que los medios lo reproduzcan total o parcialmente.
Sus partes deben ser:
Encabezado o titular
El titular debe ser claro, conciso y noticioso. Su función es captar la atención de inmediato e ir al grano.
Es clave definir que es un comunicado para que se entienda su función y no se confunda con una nota de prensa que pretenda buscar un impacto y ventas.
Puede incluir un subtítulo más detallado para ampliar la información sin sobrecargar el título principal.
Primer párrafo
El primer párrafo es el más importante.
Siempre se ha dicho que debe contener las respuestas a las famosas 5W del periodismo – qué, quién, cuándo, dónde y por qué – pero, la realidad, es que el comunicado debe, en este primer párrafo, central su justificación y lo más importante.
Es el contexto.
Cuerpo del comunicado
En los siguientes párrafos se desarrolla la información con más profundidad. Aquí se pueden incluir las acciones que se están desarrollando sobre el hecho mencionado en el primer párrafo, la declaración oficial de la empresa y cuáles serán los siguientes pasos que se seguirán.
Por norma general, este género no lleva declaraciones.
Es importante utilizar un lenguaje directo, objetivo y sin tecnicismos excesivos y con párrafos breves.
¿Información corporativa (boilerplate) sí o no?
Definitivamente no. Un comunicado es algo formal, por lo que no es necesario incluir este tipo de información que, por el contrario, es necesario en una nota de prensa para dar más información y contexto a los periodistas.
Para quien no lo sepa, el boilerplate es el pequeño párrafo estándar con información sobre la empresa u organización que resume en pocas líneas quiénes son, qué hacen y cuál es su misión o enfoque principal.
Datos de contacto
Finalmente, se deben proporcionar los datos de contacto del responsable de prensa o la agencia de comunicación de referencia para permitir a los periodistas contactar en caso de necesitar algo más.
Ejemplos de gestión y la utilidad de los comunicados
Muchos recuerdan la crisis de Heineken cuando lanzaron un concurso para diseñar sus latas que no dejaba claro si la marca se quedaría con los diseños, creando mucho ruido sobre su legalidad en redes.
Un comunicado claro hablando de los derechos de los participantes o incluso avisando un cambio de las bases si incumplieran este tema y revisado por su departamento legal podría haber parado toda la crisis.
En la misma línea de apropiación, Tulipán tuvo una crisis al utilizar imágenes de un blogger para representar sus recetas. Cuando se descubrió la situación, en vez de afrontarlo, pedir disculpas e incluso buscar una solución pactada con el blogger, se justificó como error humano y punto. Se perdió la oportunidad de hacer las cosas bien y tener un mensaje directo a nivel corporativo.
En el otro lado, está la crisis de Astronomer en la gestión de crisis que ha vivido tras hacerse pública la relación de su CEO con una de sus directivas en la kisscam de un concierto de Coldplay.
Antes de esperar, lo primero que hizo fue lanzar un comunicado explicando cuáles eran sus principios corporativos y la investigación que haría. Después, siguió comunicando su decisión laboral y, finalmente, y como guiño, acabó contratando a Gwyneth Paltrow como portavoz para dar un paso más en una estrategia bien orquestada ante la opinión pública.
La diferencia de enfoque es clave a la hora de conseguir éxito en estos momentos críticos, de ahí que sea necesario contar con asesoramiento interno y externo para ver cómo enfocar, de la mejor manera, cada situación particular. El tiempo y la reacción cuentan y mucho en estos casos.
