Hasta ahora hemos hablado en este blog de cómo debería de enfocarse una nota de prensa, cómo recomendaríamos que fuera el titular, la longitud e incluso la distribución de la misma.
Pero es hora de empezar a concretar cómo funcionarían algunas notas de prensa más concretas, con un hilo conductor diferente al de oficina, al del clásico despacho, centrado esta vez en una cita o evento al que promocionar o al que recordar.
Desde Iberian Press y gracias a los años de experiencia tenemos claro que no existe una plantilla que sirva para cualquier comunicación. Porque la comunicación debe hacerse a medida, casi como un sastre. El enfoque de un momento determinado, con un contexto concreto (en lo social o político, por ejemplo) no es el mismo que en otro. Aunque a muchos sorprenda, los hechos se cuentan de forma distinta para impactar más o menos.
Cada nota de prensa debe llevar su propio ritmo, su propio estilo y adecuarse a lo que se comunica, sin olvidar lo que la rodeará en términos informativos. Sus compañeros de espacio en una sección harán que resalte o pase desapercibida. Esa ess la clave para que de verdad puedan funcionar bien una vez lleguen al buzón de los medios, aportar en contexto y momento.
Pero, ¿cómo se hace, por ejemplo, una nota de prensa de un evento? Echemos un vistazo a los puntos imprescindibles.
Contenido del artículo:
¿Cuál es la naturaleza del propio evento?
Realismo. Eso es lo que se pide desde las redacciones a este tipo de comunicación. No se puede vender un concierto de 200 personas como un macroconcierto….salvo que sea porque el propio concierto es la noticia, por quién toca, por quién promueve o dónde se celebra. En otra línea, hay eventos más corporativos, en ellos vas a presentar un nuevo producto o servicio, se trata de una entrega de premios, es una reunión para recaudar fondos… todo esto servirá para darle la forma, pero no hay que olvidar el contenido. Como ya comentábamos, si hay un componente social, es importante resaltarlo desde el propio titular. Si por el contrario se trata de presentar algo, enfócalo directamente con eso, no le des vueltas. No disfraces lo importante ni lo engroses…los globos al final sino se pinchan.
Muchas veces para estos eventos se suele tirar de agenda y tratar de que acuda alguien que pueda servir de gancho a la prensa. Es una de las estrategias más habituales para la convocatoria. De hecho, hoy en día hay muchas acciones con influencers o personalidades que sirven de llamada de atención en un call center.
Si es así, tendrás que reflejarlo también en la nota de prensa, pero piensa eso, es el gancho, no la noticia. La noticia debería ser la que salga de la empresa, la que sea el hilo conductor del evento. El problema es que muchas veces el nombre eclipsa el evento y con ello la comunicación y nota.
Piensa realmente qué diferencia tu evento
Échale imaginación. Como en todo, es vital echarle morro y un poco de originalidad. Déjate aconsejar por los profesionales y apuesta por hacer algo diferente a lo que se ha hecho antes en el sector. Si vas a presentar algo, que sea una presentación que, desde el principio, llame la atención, sorprenda y sirva de declaración de intenciones. No te ciñas a los estándares. Aprovecha para sorprender y que eso mismo forme parte de la estrategia de comunicación. Los medios, con la cantidad de información que les llega a diario, están deseando algo que rompa su rutina comunicativa. Algo que les sorprenda y, por qué no decirlo, les suponga más tráfico a su web. Y eso solo se consigue así, sorprendiendo en un titular o contenido.
Convocatoria de prensa y acreditaciones
Normalmente se piensa que, con avisar a los periodistas con un par de días, todo irá rodado. Mentira. Ese es el primer gran error. Lo primero, convocar a prensa debe ser para algo que de verdad interese porque desplazar a un periodista no siempre es sencillo. En segundo lugar, ¿cuántas convocatorias pueden recibir? ¿Crees que irán a todas? Antes de la nota de prensa, manda la convocatoria cuando aporte algo que se desplacen hasta ahí, porque se vaya a dar una rueda de prensa con gente a la que querrán preguntar, porque la presentación del modelo o producto sea tan innovadora que sin esa presencia quede opacado. En ella, cuando invites a la persona concreta de redacción (no se vale eso de convocar en genérico) explica en qué va a consistir tu evento, aporta la información más relevante y crea una landing en la que puedan acreditarse. Haz un seguimiento en condiciones para que nada falle antes del envío de la nota de prensa, que así tendrá también un contexto.
Facilita la tarea a los periodistas
No se trata sólo de que publiquen la nota de prensa sino que los periodistas, bloggers e invitados hablen de tu evento. Crea un hashtag, facilita todo lo que necesiten, haz dossieres, prepara amenities… no dejes nada al azar, porque será lo que falle.
Organizar un evento no es fácil, pero cuando lleva además parejo la presencia de personalidades relevantes de la organización, invitados de prensa o incluso lo que ahora se lleva tanto, instagrammers, patinar es mucho más fácil si se improvisa. Una agenda con posibles imprevistos y soluciones da mucha tranquilidad y se debe trabajar desde meses antes. ¿No funciona la pantalla? Da igual, hay una pizarra. ¿No hay suficientes botellas de agua? El distribuidor está sobreaviso y las traerá en tiempo récord. ¿Falla internet? Plantea un juego para comunicarse… Saca partido de la adversidad y habrás ganado la partida.
