Elegir cuándo enviar una nota de prensa es uno de los grandes dilemas en los departamentos de comunicación y agencias de prensa.
No se trata solo de elegir el momento en que la empresa quiere enviar una nota para comunicar algo, sino de detectar el instante exacto en que un periodista puede recibir mejor esa información.
La mayoría de guías sobre notas de prensa repiten los mismos consejos: que sea breve, que tenga un titular atractivo, que incluya datos relevantes y que esté bien escrita. Todo eso es cierto, necesario e imprescindible, pero suele pasarse por alto un aspecto crucial: el cuándo enviarlo.
Ese punto ciego, donde no todo el mundo tiene capacidad analítica, es donde se juega gran parte del éxito de una nota de prensa. Tener en cuenta el pulso interno de los medios y sus calendarios invisibles es parte del trabajo más complicado de la agencia.
Por eso, es importante tener en cuenta qué detalles conocer para acertar.
Contenido del artículo:
Olvidar la idea de que los periodistas siempre están disponibles
Un error frecuente de muchas empresas es creer que las redacciones funcionan como un centro de mando 24/7 donde siempre hay alguien mirando el correo. Técnicamente es así, siempre hay alguien, pero están para sus propias piezas urgentes y para las noticias que deben ser cubiertas de sectores principales como economía (a nivel macroeconomía) y política.
Los periódicos, ya sean digitales o impresos, operan por cierres de producción.
Para entender cuándo enviar una nota de prensa, hay que comprender esos ciclos:
- Los diarios impresos tienen cierres de sección que suelen concentrarse por la tarde y noche. De ahí que si se llega tarde, puede pasarse a otro día o incluso caer en el olvido.
- Los diarios digitales viven en un equilibrio entre la inmediatez y la programación de contenidos para horas pico. No obstante, lo dicho, no van a publicar notas de prensa las 24 horas.
- Los suplementos y secciones temáticas tienen días concretos de salida y, por tanto, momentos específicos de mayor oportunidad para las notas de prensa.
- Los fines de semana no tienen nada que ver con los lunes: cambian las audiencias, cambian los intereses y cambian los equipos. Sin duda, salvo contados casos, no es el momento de mandar una nota de prensa.
Cada sección tiene un día bueno
Aunque no se trata de hacer una biblia de las fechas, cualquier redactor sabe que hay días en los que su sección está más abierta a recibir temas. No es tanto un día concreto universalmente válido, sino un patrón que se repite porque sacan lo previo y tienen espacio para planificación.
- Economía y empresas: su mayor flujo de recepción debería estar de martes a jueves; los lunes viven el clásico caos de acumulación y, el viernes, baja la intensidad.
- Cultura: los jueves son ideales porque se preparan las recomendaciones del fin de semana.
- Tecnología: mejor a primeros de semana, cuando se planifica contenido para todo el ciclo semanal.
- Sociedad y estilos de vida: suelen tener picos previos a festivos y fines de semana.
- Local: sorprendentemente, muchos miércoles son días “flojos” y hay más disponibilidad para temas adicionales.
- Suplementos dominicales: reciben propuestas con semanas de antelación, y sus mejores días de recepción suelen ser lunes o martes.
Si una empresa entiende esto, deja de disparar mensajes al aire y empieza a colocar sus historias justo cuando el periodista necesita llenar su espacio y cuando mejor le viene al medio.
No solo el día, la hora también importa (más de lo que se dice)
Comprendiendo ya los días que pueden funcionar mejor en cada caso, teniendo en cuenta siempre que lo que se envía sea de interés, toca dar un paso más, no es solo el día: es la hora.
Una nota de prensa enviada a la hora equivocada puede quedar enterrada bajo cientos de correos nuevos antes de que puedan siquiera prestarle atención.
Tener en cuenta un poco su horario sería importante.
¿Qué horario es mejor?
- Primeras horas de la mañana (08:00–09:30): excelentes para notas atadas a actualidad o datos recientes. El periodista planifica su día y valora qué cubre.
- Mediodía (13:00–15:00): mal momento en casi todos los medios; se cruzan reuniones, cierres parciales y publicaciones programadas.
- Final de tarde (17:00–19:00): sorprendentemente útil para notas que no buscan convertirse en noticia de última hora sino en contenido de análisis; puede entrar en la planificación del día siguiente.
- Noche: útil solo para notas sobre eventos que ocurren de madrugada o deportes. De lo contrario, el correo morirá en el olvido.
“El timing no crea noticias, pero determina si la tuya será vista si merece la pena”, explican desde la redacción de Iberian Press.
¡Atención, empresa! No todo merece una nota de prensa
Otra idea errónea, más habitual de lo que se piensa, es que cualquier hito interno de una compañía merece una nota de prensa.
Hablar de un nuevo producto, nuevo CEO, apertura de oficina, evento corporativo suelen ser los temas más habituales. En realidad, las notas de prensa deben enviarse sólo cuando se busca causar verdaderamente un impacto externo justificado.
Antes de enviar, una empresa debería preguntarse quién la redacta si es relevante fuera de la empresa, si existe en realidad un ángulo noticioso real que aporte alguna implicación y si el mercado está preparado o receptivo para lo que se quiere contar.
“No siempre es buen momento para contar algo. Si ya hay otros que han contado lo mismo previamente, el querer dar a conocer que se está en el mismo sitio pasado un tiempo, es demostrar que se va por detrás en el sector. No siempre se trata de la competencia. Se trata de la empresa y su repercusión en la sociedad”, explican.
Cuándo conviene enviar una nota de prensa para ganar notoriedad
Hay momentos estratégicos que suelen funcionar mejor que otros si de sectores se habla. ¿Cuáles son esos momentos clave?
Cuando el mercado está en calma relativa
No en agosto desierto, sino en esos días donde no hay grandes acontecimientos compitiendo por el espacio en los medios. Cuando un sector apenas está hablando de novedades, es el momento de apostar por comunicar.
Cuando se conecta con una conversación que ya ocurre
Si se publica un informe oficial sobre un sector y la empresa tiene datos complementarios que pueden ayudar al lector a entender mejor todo el contexto, enviar una nota en ese mismo día eleva las posibilidades de aparición.
Obviamente, si la información que se puede meter dentro del contexto, tiene más oportunidades. Hablar de cosas de verano o invierno cuando llega esa temporada, es un grado. Hablar de temas sociales cuando se aproxima un día dedicado a ello, es un acierto.
Alinearse con las agendas o estaciones puede ser clave para tener cobertura.
Cuando el objetivo es posicionamiento, no ventas
Las notas de prensa funcionan mejor como herramientas de autoridad que como herramientas comerciales. ¿Qué significa esto? Que una nota de prensa no debe buscar la venta, para eso está la publicidad. Debe buscar la reputación, el posicionamiento en la mente del consumidor bien por sus valores, innovación o beneficios.
La nota como conversación y no como comunicado
Una nota de prensa no es un PDF enviado a ciegas. Por cierto, evitar este formato es también una obligación ya que complica a los periodistas el poder editar.
Cada envío es una llamada a una conversación con la prensa y los lectores y, como tal, solo funciona si se envía cuando el interlocutor puede escuchar y quiere hacerlo.
Si se coordina el momento interno (agenda real de la empresa) con el momento externo (agenda de los medios), el efecto se multiplica. Si no, incluso la noticia más sólida puede pasar inadvertida.
