Claves para planificar la comunicación corporativa de forma correcta

Durante años, planificar la comunicación corporativa se entendía como el diseño de estrategias para gestionar la información y las relaciones de una empresa, tanto internas como externas. El objetivo principal era construir una imagen diferenciadora que posicionara a la compañía frente a sus competidores.

El objetivo y claves que planifican la comunicación empresarial buscan mensajes que transmitan una imagen positiva y les posicionen dentro del sector como referentes.

Sin embargo, el uso de redes sociales cambió toda la forma de estrategia que existía previamente y que, durante décadas, funcionó.

La comunicación corporativa es la base del éxito de una empresa. Es lo primero que hay que tener claro. 

Hoy, en un entorno marcado por la inmediatez y la transparencia de las redes sociales, la planificación comunicativa ha evolucionado. Ya no basta con transmitir mensajes positivos; ahora se trata de construir una narrativa coherente, auténtica y bidireccional que genere confianza en todos los públicos.

Planificar la Comunicación Interna

La comunicación debe comenzar desde dentro. De nada sirve una empresa que solo se dedica a informar hacia el exterior haciendo que sus propios trabajadores o socios se enteren por los medios de las cosas que les interesan. Es decir, ya no es suficiente publicar artículos en periódicos de forma puntual o sin una adecuada planificación a través de la cual transmitir información a los stakeholders de la compañía.

La creación de una intranet es importante para poder volcar la información de interés desde un primer momento. Desde ahí se pueden volcar documentos de interés, aplicaciones con las que se mejoren la productividad y la comunicación interdepartamental, ofertas y beneficios de ser parte de la compañía con acuerdos con terceros de los que se puedan beneficiar, entrevistas del personal para conocer algo mejor las plantillas o los comunicados de dirección, entre otros.

La gestión efectiva del correo interno para transmitir las novedades, decisiones y avances es también necesario para que toda la plantilla, entre o no en la intranet, conozca qué está sucediendo en la compañía. Es la forma más directa y rápida de comenzar una comunicación bidireccional y transparente.

Cuando sea necesario, sería interesante crear eventos y reuniones en las que los trabajadores, ante una situación nueva en la compañía, puedan expresar su sentir y sus dudas y aportaciones.

De unos años a esta parte, también los eventos de team building están funcionando para fusionar el espíritu corporativo y permitir crear nuevas sinergias. 

Un equipo bien informado es un equipo comprometido.

Planificar la Comunicación Externa

Una organización que comunica bien, proyecta solidez, compromiso y claridad. Y esto se logra solo a través de mensajes consistentes, tono apropiado y una política de transparencia, incluso ante situaciones difíciles.

Requiere de una gran planificación en la que se cubran una serie de puntos para conseguir la mejor repercusión y, sobre todo, relación con medios.

1. Análisis de en qué momento está la compañía y qué debería comunicar

Saber en qué momento se encuentra la compañía dentro del sector, cuáles son sus puntos fuertes y débiles o cuáles son los riesgos en los que vive, son algunos de los datos que se necesitan tener en cuenta a la hora de planificar la comunicación corporativa.

Un análisis DAFO es el punto de partida para conseguir situar en el tiempo y espacio del sector. Trabajar en las debilidades y potenciar las fortalezas forma parte del éxito.

2. Tener claro el público al que se va a dirigir la información para elegir el tono y medios a los que dirigirse

Si hay algo que funciona es dirigirse al público correcto. Ya sean clientes, aliados empresariales o público general, definir el mensaje correcto para transmitirles la información que se quiere es vital. No es lo mismo hablar a un público muy especializado, donde el mensaje será más técnico y el medio más especializado que una novedad que se va a vender que sería dirigido a un público más general.

3. Establecer un plan de comunicación teniendo en cuenta los mensajes que se quieren enviar y los hitos a contar

Definidos dónde está la empresa y a quién se va a dirigir el mensaje, es el momento de darle forma a dicha información.

¿Qué se va a contar, de qué forma y en qué formato? ¿Se va a lanzar a la vez en redes sociales, canales y medios o solo por uno de ellos?

4. Seleccionar los medios especializados y generalistas que podrían interesarse

Conocer cuáles son los medios especializados y generalistas que puedan hacerse eco de la información forma parte de la estrategia. Para ello, no solo es necesario contar con una buena relación con los medios, sino con el conocimiento del perfil de información y estilo de enfoque que usan para hacerse eco de la información de empresas.

5. Crear un contenido interesante en el que apoyar toda la comunicación tanto en blog como en redes que sirva de complemento

Crear materiales atractivos y relevantes aseguran el éxito de la comunicación. Desde la redacción de artículos de blog que tengan el contenido verificable para quienes busquen la fuente, pasando por publicaciones en redes para hablar directamente y de forma más desenfadada a un público más joven,  pasando por vídeos, entrevistas o casos de éxito.

Este contenido debe complementar y amplificar los mensajes clave.

6. Contar con una agencia externa o un gabinete de comunicación que redacte los comunicados y notas de prensa

Una agencia externa o gabinete de prensa y comunicación externo como el de Iberian Press puede redactar notas de prensa, gestionar relaciones con los medios y coordinar la estrategia integral en común con la empresa.

Si la compañía cuenta con un departamento de comunicación, la unión de ambos equipos profesionales suele reportar mejor resultado que solamente comprar notas de prensa. Trabajar mano a mano y potenciar el trabajo interno y externo con un único objetivo es clave.

7. Realizar envíos de información dentro del plan de medios establecido

Programar los comunicados de prensa y notas informativas conforme al plan de medios definido, con seguimiento y adaptación si es necesario.

8. Elaborar un plan de crisis para poder responder ante situaciones complicadas desde el primer momento

Adelantarse a las crisis es ganar. Establecer protocolos claros para actuar de forma ágil, transparente y coherente ante situaciones imprevistas que puedan afectar la reputación de la empresa es una de las mejores inversiones de comunicación que se puede hacer además de mantener una estrategia de distribución y publicación de notas de prensa proactiva y coherente en el tiempo.