Redactar un comunicado de prensa para empresas es un reto al que el departamento de comunicación externo o interno se enfrenta en ocasiones muy puntuales.
Pese a que el concepto de nota de prensa está extendido, escribir o redactar un comunicado corporativo no siempre es tan sencillo puesto que parte de conceptos muy distintos. En primer lugar, hay que tener claro que hay ciertas ocasiones que requieren de él, pero no es algo de lo que se deba abusar porque es la voz de la empresa en sí misma.
La nota es una presentación informativa para medios y público, mientras que el comunicado es el uso del mensaje de la empresa como fuente para dejar clara de forma inequívoca su postura ante una crisis, enfrentamiento o momento clave de su historia.
Para comprender su importancia, hay que tener en cuenta que es una herramienta esencial para proyectar mensajes institucionales, informar sobre hitos empresariales y fortalecer la relación con los medios.
Sin embargo, las audiencias ya no leen los comunicados de la misma forma, los periodistas buscan formatos más dinámicos y las redes sociales exigen mensajes adaptables y visuales. Y eso requiere un nuevo tipo de enfoque, sin que pierda su estructura y relevancia.
Contenido del artículo:
Siglo XXI, cómo replantear el propósito del comunicado
El primer paso hacia la innovación en este tipo de piezas es entender que el comunicado de prensa no es una nota de prensa ni, mucho menos, un artículo patrocinado o cualquier formato promocional.
Con los años, ha cambiado considerablemente la forma en la que la sociedad se acerca a la información y, sin perder de vista la necesidad de rigor y veracidad, hay que adaptar los mensajes a la nueva manera de recepcionar los datos. Si antes el emisor eran los medios de comunicación, el canal el periódico, radio o televisión que se hacían eco de la información y el receptor era su audiencia, ahora hay que pensar que los canales se han multiplicado porque también la audiencia es dispar.
Su propósito seguirá siendo el mismo: transmitir información corporativa con interés público, que pueda ser utilizada por los medios como fuente y que pueda incluso inspirar una ampliación en las redacciones partiendo de su base para un buen reportaje. De ahí que no se pueda descartar la tradicional estructura de un comunicado, aunque sí que se pueda complementar con distintas innovaciones que enriquezcan la recepción del mismo.
Comunicados para cada medio y canal
Para muchos, es complicado comprenderlo, pero hoy en día los comunicados no solo van dirigidos a los periodistas para que se hagan eco, sino que las empresas tienen sus propios y potenciales canales en sus redes sociales.
Por eso, es necesario que la redacción y la forma de presentarlo se adapten a cada medio. Es básico en el comunicado llegar a quien se necesita: audiencia, stakeholders, medios, etc. Ajustar el tono y el formato puede ser una innovación en sí mismo.
¿Cómo?
Para la prensa tradicional y digital se necesitará el clásico texto estructurado, con jerarquía informativa clara, datos verificables, citas y un lenguaje profesional porque es probable que sea lo que más encaje en su línea editorial.
Sin embargo, la clave está en adaptarlo a cada red.
Por ejemplo, LinkedIn puede requerir un enfoque más analítico y de liderazgo, donde se destaquen los aprendizajes, la estrategia o la visión empresarial de cada situación concreta, mientras Instagram y TikTok exigen formatos visuales y emocionales, haciendo que el comunicado se transforme en una pieza audiovisual breve que acompañe al texto original.
X es todo un reto ya que necesita sintetizar al máximo el mensaje, por lo que se necesitará diseñar hilos que resuman el comunicado de prensa enlazando al contenido completo que debería estar en la web corporativa.
Finalmente, si la empresa cuenta con un canal de Youtube o con un podcast en alguna plataforma, se podría plantear un plan de comunicación donde se convierta en entrevista, conversación o incluso en narraciones explicativas.
Comunicado audiovisual y formatos complementarios
Para adaptarse a los tiempos, la innovación periodística pasa por plantear presentaciones y formatos que se adapten a distintos requisitos audiovisuales.
Por ejemplo, está funcionando bien que las empresas rueden un vídeo comunicado donde un portavoz sea capaz de trasladar el texto del comunicado de forma dinámica y expresiva. Existen personas capaces de modular la voz y el mensaje para hacerlo más comprensible y es perfecto para redes sociales.
En el caso de contener datos, las infografías interactivas pueden colaborar a que el mensaje sea más comprensible para las audiencias.
Una nueva tendencia pasa por la creación de una web temporal en la que se centralice toda la información con landings que respondan a las principales preguntas. Así, quien quiera puede navegar sin necesidad de plantearse dónde conseguir la información.
Ahora, la pregunta es: ¿el soporte audiovisual sustituirá, dependiendo de cada caso, el comunicado escrito? La respuesta es rotunda. No. En todo caso, lo complementan, pero no lo solapan.
Aún así, se necesita aclarar cuáles son los formatos que prefieren los medios. Aunque la innovación audiovisual les sirve para captar atención, necesitan un texto que facilite la verificación y la información.
Cuándo enviar un comunicado
El momento del envío también es estratégico. Un contenido excelente puede perder visibilidad si se envía en el momento inadecuado. Enviar un comunicado de prensa en el momento adecuado requiere analizar una serie de factores y realizar una importante planificación previa.
Por norma general, salvo que la urgencia premie, los comunicados deberían lanzarse de martes a jueves en horario de mañana. Es cuando las redacciones están más tranquilas para recepcionar la información.
No obstante, por experiencia en nuestra redacción de Iberian Press, es clave para este tipo de contacto el personalizar el envío y saber a quién hay que enviarlo no sólo en las principales agencias sino en las cabeceras generalistas y especializadas.
Gracias al asesoramiento a la hora de enfocarlo, se puede conseguir el eco necesario para que la postura corporativa llegue a cualquier rincón en el que un lector interesado o un socio o stakeholder pueda informarse de forma correcta, aunque en la estrategia debería también incluir una parte de comunicación interna que sea capaz de hacer llegar también este tipo de información a la gente implicada con la propia compañía.
