Una de las funciones de cualquier profesional que se dedique a la comunicación es tener claro cuáles son los aspectos clave en las relaciones con los medios de comunicación. Este puente entre los medios y las empresas es básico para conseguir una buena cobertura informativa llegado el momento.
Un departamento de comunicación no sólo debe enviar notas de prensa o convocar a los medios para ruedas de prensa sino trabajar la relaciones con medios y periodistas para conseguir una relación sólida y fluida que marque la diferencia.
Las relaciones con los medios de comunicación no deben verse como un accesorio de la comunicación empresarial, sino como una función estratégica que incide directamente en la reputación, visibilidad y credibilidad de la organización.
Gracias a este tipo de trabajo de fondo, es más sencillo conseguir buenos resultados y hacerse eco en los medios cuando se quiere comunicar algo.
¿Cómo se puede trabajar esta relación?
Contenido del artículo:
Contar con una base de datos de medios actualizada
Uno de los pilares de cualquier estrategia de comunicación efectiva es disponer de una base de datos actualizada y bien segmentada.
No basta con tener una lista genérica de medios; es imprescindible contar con información específica y saber el nombre, cargo, área de redacción, dirección de correo electrónico, teléfono directo (si es posible) y, en algunos casos, vínculos por LinkedIn.
“El objetivo no es enviar un comunicado de prensa de manera masiva, sino dirigirlo a la persona adecuada, en el momento adecuado y con el enfoque adecuado. Por ejemplo, un redactor especializado en economía difícilmente prestará atención a una nota sobre un evento cultural” explican desde la redacción de Iberian Press, quienes también saben que personalizar los envíos demuestra respeto por el trabajo periodístico.
La base de datos debe actualizarse de forma continua porque puede haber cambios en las redacciones.
Las rotaciones, fusiones de medios, la creación de nuevas plataformas y los últimos cambios editoriales obligan a que esta herramienta viva en constante revisión.
Invertir tiempo y recursos en mantenerla actualizada es, en realidad, una inversión en eficacia comunicativa.
Contacto regular con las redacciones
Muchas empresas solo se comunican con los medios cuando tienen algo que anunciar, lo que no deja de ser una relación interesada.
Establecer un contacto regular con las redacciones ayuda a construir relaciones de confianza, comprender mejor sus necesidades informativas y anticipar oportunidades cuando se sabe qué tipo de contenido necesitan.
En algunos casos, cuando de profesionales de empresas grandes se trata, se pueden plantear incluso visitas periódicas a medios para ver a las plantillas, agendar llamadas breves para saludar o preguntar por intereses editoriales actuales, o incluso invitaciones a desayunos informativos no necesariamente vinculados a un lanzamiento puntual. Este tipo de acciones crean un vínculo que sirve para poder tener una buena relación con quienes trabajan el tipo de información sectorial.
Gracias a este tipo de contacto se pueden identificar qué tipo de contenidos interesan en los medios y cómo se pueden enfocar los temas, cuáles son los formatos preferidos y los tiempos de cierre para llegar a tiempo en caso de poder aportar algo interesante.
Los periodistas valoran positivamente tener fuentes confiables a las que recurrir cuando necesitan una opinión experta o una reacción rápida ante una noticia de última hora.
Agilidad en la respuesta si piden información
Cuando es un periodista el que da el paso y solicita información al departamento de comunicación o a la agencia que representa a las empresas, necesitan una respuesta inmediata.
“Las redacciones trabajan con tiempos muy ajustados y no pueden esperar días por una confirmación o un dato. Darles la respuesta que buscan lo antes posible hacen que la confianza sea plena cuando necesiten algo” cuentan desde la redacción de Iberian Press.
Contar con un protocolo interno de respuesta ágil y eficiente es fundamental.
Esto implica tener identificadas a las personas que pueden ofrecer declaraciones, saber quién puede disponer de los datos o tener preparados mensajes clave o Q&A para temas recurrentes y, sobre todo, una actitud proactiva para facilitar el trabajo del medio de los directivos.
Responder a tiempo y con claridad fortalece la imagen de la empresa como fuente confiable, disponible y profesional. Por el contrario, demoras injustificadas o respuestas vagas pueden cerrar puertas de forma definitiva. En ocasiones, incluso un “no puedo dar esa información ahora, pero te llamo en cuanto lo confirme” puede ser mejor recibido que el silencio o la evasiva.
Ideas para mejorar la comunicación empresa-medios
Mejorar la relación con los medios requiere estrategia, empatía y una visión a largo plazo, pero es posible conseguirlo. ¿Cómo?
Construyendo relaciones personales, no solo institucionales
Detrás de cada medio hay personas. Tratar a los periodistas con cercanía, sin caer en la confianza excesiva, permite generar lazos que van más allá de lo meramente profesional. Un trato humano y respetuoso siempre abre más puertas que clásica burocracia.
Contar con profesionales y portavoces preparados
Las empresas deben contar con portavoces capacitados para hablar ante los medios, ya sea en entrevistas, ruedas de prensa o declaraciones breves. La formación en habilidades de comunicación, manejo de crisis y expresión clara es esencial para transmitir los mensajes correctamente.
Apostar por contenidos de valor
No todas las notas que salgan de una empresa deben ser sobre productos o servicios. Informes sectoriales, estudios de opinión, casos de éxito, entrevistas en profundidad o reflexiones sobre tendencias pueden generar interés y tener mucho más éxito. El contenido debe aportar valor, no solo promocionar.
Utilizar múltiples formatos
Hoy en día, el contenido multimedia tiene gran aceptación: infografías, vídeos breves, audios o imágenes de alta calidad pueden complementar las notas escritas y hacerlas más atractivas para su publicación en plataformas digitales.
La confianza y credibilidad es, sin duda, la clave
Más allá de las técnicas y herramientas, el activo más valioso en las relaciones con los medios es la confianza.
Se construye con veracidad, coherencia, transparencia y responsabilidad. Cuando un medio confía en una empresa como fuente de información, las oportunidades se multiplican: llamadas para entrevistas, inclusión en reportajes, consultas de contexto o incluso apoyo en momentos de crisis.
Pero la confianza es muy frágil. Se pierde fácilmente con medias verdades, evasivas o intentos de manipulación. Por ello, la ética en la comunicación debe ser un principio innegociable.
