Tener claro a quién enviar una nota de prensa es, probablemente, uno de los grandes problemas de muchas empresas. Aunque puede parecer un proceso sencillo, detrás de un envío exitoso hay mucho más que eso.
La eficacia de una buena distribución de una nota de prensa no depende solo de la calidad del contenido, sino también de seleccionar bien a quién se envía, cuándo sería el momento perfecto, por qué canal sería más efectivo y con qué propósito hay que interrumpir al receptor.
Seleccionar correctamente los destinatarios y planificar estratégicamente la difusión es fundamental para no llegar al spam o perderse entre la vorágine de mails que reciben los periodistas.
Saber a quién enviar una nota de prensa es tanto un arte como una técnica. Implica conocer el panorama mediático, entender las necesidades de los periodistas y tener claro qué tipo de información realmente aporta valor.
Contenido del artículo:
Conocer a quién se dirige la comunicación
La base la conoce todo el que se dedica a este mundo. La nota es una herramienta que pone en contacto a la empresa y medio con novedades que puedan ser del interés de sus lectores. Pero no todos los medios son iguales ni todos los periodistas buscan el mismo tipo de información.
“Segmentar los destinatarios implica conocer el tipo de información que cubre cada medio y periodista. Una nota de prensa sobre innovación tecnológica no interesará al periodista de cultura, ni algo de sostenibilidad encaja de forma orgánica en la sección de deportes” explican desde la redacción de Iberian Press.
Cada periodista o jefe de sección recibe cada día decenas o cientos – dependiendo de cada medio – de mails y sólo prestará atención a contenidos que de verdad encajen con su línea editorial y con el interés de su público objetivo. Mandar de forma indiscriminada cualquier comunicación puede conseguir el efecto contrario, dañando la imagen del emisor y dejándole en la lista negra de las secciones.
Construir y cuidar una red de contactos
Conocer a los periodistas, construir una red de contactos y relacionarse con ellos es una de las principales funciones de las agencias y gabinetes de prensa o consultoras de comunicación.
De hecho, puede considerarse una de las herramientas más valiosas para los responsables de comunicación ya que es la forma de entrar en una bandeja de entrada con carta de presentación.
Para conseguir esta agenda, que se va trabajando con años de profesión, es necesario asistir a eventos, seguir la labor de los periodistas en sus trabajos, agradecer las publicaciones, facilitarles su labor cuando solicitan datos concretos o incluso proponerles ayuda cuando plantean nuevos temas.
Se trata de construir una relación desde una base de confianza y reconocimiento. Siempre se acude a quien ha dado datos fiables, declaraciones exclusivas o un material gráfico útil. Una nota de prensa que llega desde ese emisor siempre tiene más posibilidades de ser leída y publicada.
El éxito no está en la cantidad de envíos, sino en la calidad de las conexiones que se consiguen de forma efectiva y que permiten mejorar con el tiempo.
La segmentación: adaptar el mensaje al medio y al público
Uno de los errores más comunes es enviar la misma nota de prensa a todos los medios, sin personalizar ni el contenido ni el enfoque. Sin embargo, cada medio tiene su propio público, su tono, su estilo y sus intereses.
Segmentar viene a significar adaptar el mensaje según el canal y el receptor, buscando siempre la máxima relevancia.
Por ejemplo, una misma información sobre una empresa de alimentación puede tener varios enfoques:
* En un medio económico, puede centrarse en la inversión o el crecimiento empresarial.
* En un medio de consumo, en la innovación del producto.
* En una revista de estilo de vida, en su impacto en las tendencias gastronómicas.
* En un blog especializado, en la sostenibilidad o los ingredientes.
Esa capacidad de reinterpretar el contenido es lo que diferencia una nota que pasa desapercibida de una que realmente trasciende.
Enviar información genérica resta impacto. Personalizar, en cambio, aumenta la probabilidad de publicación y mejora la percepción de profesionalidad.
¡Ojo! No toda información es noticiable
Algo que es básico es comprender que no todas las informaciones merecen una nota de prensa.
No todo lo que una empresa considera importante lo es necesariamente para un medio o para el público general. Ese primer filtro puede evitar difusiones sin éxito.
“Antes de escribir o enviar, conviene hacerse una pregunta básica: ¿esto es realmente una noticia? Para que un hecho sea noticiable, debe cumplir alguno de los siguientes criterios: actualidad, relevancia, novedad, interés humano, impacto o utilidad. Si la información no aporta nada nuevo, no genera interés social o no tiene valor periodístico, difícilmente encontrará espacio en los medios tradicionales”, concluyen desde la redacción de Iberian Press.
Esto no significa que no pueda comunicarse, sino que quizá deba hacerse por otras vías y, probablemente, de forma interna. Hay comunicaciones, promociones o actividades internas que deberían ser contadas en las redes sociales de la empresa, el blog corporativo o la newsletter, que suelen ser los canales más adecuados.
Reservar las notas de prensa para temas verdaderamente relevantes ayuda a mantener la credibilidad de la marca ante los periodistas.
Alternativas a los medios: influencers, micro-influencers y bloggers
El concepto de medios de comunicación y de plataformas y escaparates para las marcas se ha ampliado en los últimos años. Hoy, además de los medios de comunicación tradicionales, existen nuevos actores capaces de amplificar un mensaje y conectar con audiencias muy específicas: los influencers, los micro-influencers y los bloggers especializados.
Mientras que los medios generalistas pueden ofrecer visibilidad masiva, los creadores de contenido tienen la ventaja de la segmentación y la naturalidad.
Un micro-influencer con 10.000 seguidores muy comprometidos puede ser más eficaz para llegar a un nicho determinado que una aparición en un medio nacional.
Por eso, al planificar la difusión de noticias o productos, conviene integrar estrategias complementarias.
El envío es parte de una estrategia, no el final
Enviar una nota de prensa no es una acción aislada, sino que debe plantearse como una parte de una estrategia global de comunicación dentro de la compañía.
Antes de decidir a quién enviarla, hay que definir con claridad los objetivos: ¿qué se quiere conseguir con la publicación? ¿Se busca en realidad notoriedad de marca, reputación, ventas, visibilidad de un producto, posicionamiento sectorial?
En función de esos objetivos se tendrán en cuenta los medios, canales alternativos y los mensajes más adecuados además de cuidar la estructura de nota de prensa. También es importante cuidar el momento del envío, redactar un asunto de correo atractivo y ofrecer materiales complementarios (fotografías, vídeos, enlaces o datos adicionales) que faciliten el trabajo del periodista.
