En la era digital, las empresas se han vuelto más conscientes de la forma de hacer negocios. Desde la forma de vender hasta la forma de pagar, todo se está volviendo digital y automatizado. Gracias a ello, las empresas pueden ahorrar tiempo y reducir costes. Uno de esos procesos que vemos con más frecuencia es la facturación electrónica. En realidad es un concepto bastante antiguo con algunos giros nuevos. Veamos por qué Europa se ha interesado tanto por ella y cómo puede beneficiar a su empresa.
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un proceso de intercambio de documentos comerciales entre clientes y proveedores por vía electrónica. Es una forma segura y sin papel de enviar facturas. Las facturas se envían como archivo adjunto por correo electrónico o por un servidor de protocolo de transferencia de archivos (FTP) y el cliente las reconoce haciendo clic en un hipervínculo.
Las facturas electrónicas pueden ser un único documento PDF o Word, o pueden ser datos estructurados, que son un conjunto de campos estructurados que pueden ser analizados y comprendidos automáticamente por los ordenadores. Esa estructura puede incluir el importe de la factura, la fecha, el nombre del cliente, la dirección, los detalles del envío y otra información relevante para la transacción. Con los datos estructurados, una sola factura puede utilizarse para múltiples fines, como las condiciones de pago, las condiciones del contrato, la información sobre el producto, etc.
¿Por qué las empresas utilizan la facturación electrónica?
Hay varias razones por las que las empresas utilizan la facturación electrónica. En primer lugar, facilita el proceso de emisión y recepción de una factura tanto para el proveedor como para el cliente. Con una factura electrónica, los proveedores pueden emitir y enviar la factura directamente desde su sistema de punto de venta. El cliente puede entonces recibir y ver la factura con facilidad. La facturación electrónica es una forma útil de verificar la autenticidad de una factura y puede ayudar a detectar actividades sospechosas. También puede reducir los errores y acelerar el proceso de pago al reducir el número de pasos, y puede ahorrar tiempo tanto a los proveedores como a los clientes. Si una empresa prefiere recibir una factura electrónica, también puede acelerar el proceso de pago.
Las ventajas de la facturación electrónica.
La principal ventaja de la facturación electrónica es el ahorro de tiempo. Se tarda menos en crear una factura electrónica que una en papel. En muchos casos, se puede crear una factura electrónica en unos pocos clics. El uso de la factura electrónica también tiene otras ventajas, como la reducción de los gastos de envío, la disminución de los errores en comparación con las facturas en papel y el aumento de la seguridad, el menor tiempo necesario para procesar el pago y la posibilidad de hacer un seguimiento de quién ha visto la factura y cuándo.
¿Cómo utilizar la facturación electrónica?
Ahora que hemos establecido qué es la facturación electrónica, veamos cómo utilizarla realmente. Hay varias formas de emitir una factura electrónica. Puedes emitirla desde una aplicación online, una aplicación de software de contabilidad o desde un sistema de contabilidad integrado que permita a las empresas enviar facturas. La forma de emitir una factura dependerá del modelo de negocio de tu empresa. Si es una empresa B2B, es probable que su sistema de contabilidad tenga una función que le permita enviar una factura electrónica. En cambio, si es una empresa B2C, necesitará un sistema de facturación digital especializado que le permita enviar facturas electrónicas. Una factura electrónica le permite enviar y recibir una versión digital de la factura.
Facturación electrónica obligatoria en Europa
La facturación electrónica obligatoria es una iniciativa en la que el gobierno obliga a una empresa a utilizar medios electrónicos para enviar sus facturas. Esto significa que cualquier factura emitida por un proveedor debe ser enviada electrónicamente. Con ello se pretende beneficiar al gobierno y a los contribuyentes al reducir los costes de envío y aumentar la seguridad del proceso de facturación. Además, en países como España, se han dictaminado leyes como la ley crea y crece, para luchar contra la morosidad por medio de la obligatoriedad de la facturación electrónica.
En toda la unión europea ya son un 85% de países los que han implantado al obligatoriedad de la facturación electrónica viendo su enorme beneficio.
La facturación electrónica es una parte esencial de la realización de negocios.
Puede ser una buena manera de acelerar el proceso de pago y asegurarse de que se le paga a tiempo. También facilita que los clientes vean y paguen sus facturas en línea. En definitiva, ¡es un sistema bastante bueno! Esperamos que hayas adquirido una idea de este proceso y que ahora seas capaz de entenderlo mejor. «¡Ahora ve y ponlo en práctica en tu empresa!»
