Que la comunicación lleva años en pleno desarrollo es un hecho más que contrastado. Y así es como empresas como Noysi lo vieron y desarrollaron.
Según se define en su propia web, Noysi es «una plataforma para la comunicación fácil y efectiva entre los miembros de un equipo, empleados de diversos centros de trabajo, para atender a clientes o incluso para comunidades de aprendizaje«. Y todo ello siguiendo todas las normativas y directrices europeas en términos de protección de datos.
Chats, retransmisiones, videollamadas y almacenamiento son solo algunas de las principales prestaciones que ofrece, algo que viene a decir básicamente que el mail tiene ya sus días contados.
Para conocer más de este proyecto, de dónde viene y hacia dónde va, hemos podido hablar con su CEO, Héctor Castillo.
¿Cómo puede la comunicación optimizar el tiempo y la productividad en una empresa?
Los trabajadores pasamos el 28% de nuestro tiempo comunicándonos, 1 de cada 4 euros de los costos laborales, están relacionados al tiempo empleado en comunicarnos con otros compañeros, parece razonable que todo lo que tenga que ver con optimizar este proceso, justifique un cambio de cultura o mentalidad que en la mayoría de los países, todavía no se ha producido.
Básicamente se sigue utilizando el email (muchas veces en copia) como herramienta de comunicación interna, se ha demostrado que el email reduce la productividad ya que es un medio demasiado formal para conversaciones fluidas, no siempre llega a la bandeja adecuada, no está pensado para conversaciones en grupo y es la principal puerta de entrada a virus. Por otro lado, la comunicaciones modernas requieren establecer canales de comunicación con otras plataformas o sistemas, además de con robots.
La productividad en las comunicaciones modernas, pasa por automatizar al máximo la gestión de alertas e incidencias, conectando sistemas inteligentes a los flujos de trabajo.
¿Qué aporta Noysi con respecto a otros desarrollos parecidos?
El mercado está ya saturado de plataformas de comunicación entre humanos, ahí no intentamos competir, en Noysi hemos desarrollado un Framework propio para desarrollar Robots que nos permite mantener la privacidad de las conversaciones ya que todos los datos pasan por nuestros servidores, además, los clientes se pueden instalar Noysi en sus servidores o clouds privados.
Desarrollamos Robots a medida para empresas medianas y grandes, con el objetivo de automatizar procesos que mejoren la seguridad y la productividad.
Yo veo ya Noysi más que como una plataforma de comunicaciones, como una herramienta de gestión operativa donde los Robots facilitan las comunicaciones y gestión de tareas con un Framework propio permite cargar los procedimientos operativos y de crisis de las compañías.
A nivel corporativo, Noysi busca sustituir el mail, ¿es la evolución natural que tiene que llevar?
Noysi puede ser muy útil para las comunicaciones internas de una empresa, sobre todo si se conectan Robots a medida, para las comunicaciones externas, el email tiene todo el sentido del mundo ya que es un identificador corporativo, ahora bien, utilizar el email para comunicaciones internas, en nuestra opinión, no tiene ningún sentido, aumenta los riesgos de seguridad y en grandes corporaciones, el coste es demasiado alto y poco efectivo.
El espíritu de Noysi parte de la idea de ser el sistema de mensajería, ¿cómo se gestionan los datos de cara a la nueva ley de protección de datos que se pondrá en marcha en mayo?
Todos nuestros servidores están alojados en Europa siguiendo la nueva normativa, así como los acuerdos de intercambio de información con Estados Unidos y Suiza (Privacy Shield).
En Noysi no analizamos las conversaciones y solo permitimos la monitorización de mensajes a los usuarios invitados a los grupos o canales, en ningún caso, un administrador puede ver los mensajes donde no ha sido invitado, ni las conversaciones privadas de los empleados.
Los archivos solo son accesibles a los usuarios con permisos previamente invitados y cada unos de los accesos pasa un control de seguridad que valida la identidad del usuario, de poco sirve cifrar las comunicaciones, si la validación del perfil no está garantizada como en el caso de Telegram, Whatsapp etc.
¿Qué riesgo tiene la mensajería instantánea en los horarios laborales si se instaurara como medio de comunicación interna?
Sin duda el exceso de mensajes puede disminuir nuestra concentración, por eso, en Noysi no se recibe una notificación en el teléfono por cada mensaje, como en Whatsapp o Telegram, se reciben los mensajes privados y las menciones especiales, de esta manera, recibimos lo que es realmente importante para poder dedicar más tiempo a estar concentrados.
Una buena gestión de las alertas es la clave de la concentración y por tanto de la productividad.
Si utilizamos Whatsapp en el trabajo, mezclaremos lo profesional con lo personal y de facto, Whatsapp es ya el principal reductor de productividad de las empresas por encima del correo.
Desde que comenzara en 2012 el boom de la comunicación instantánea a ahora, ¿en qué está cambiando?
Básicamente en 2012 había 3 competidores y ahora hay 27, pero lo realmente extraño esque Whatsapp se utilice a nivel corporativo, en nuestra opinión es un suicidio a efectos de seguridad y productividad. Wannacry nos dió un susto y se tomaron medidas, parece que tendremos que recibir un gran susto a través de Whatsapp para que las empresas tomen conciencia del gran error que están cometiendo.
Lo repito, cifrar las comunicaciones no sirve de nada, si el perfil está abierto a todo el mundo y cualquier persona te puede escribir, Whatsapp es una Red Social completamente abierta, no es una herramienta corporativa bajo ningún concepto. Por ejemplo: alguien puede suplantar la identidad de un amigo tuyo poniendo una foto desde un número cualquiera y enviar un mensaje envenenado diciendo; Hola, he cambiado de teléfono, apunta el nuevo, por cierto, este documento te va a interesar, y al pulsar dejas entrar un virus.
Actualmente las generaciones viven conectadas prácticamente 24 horas, ¿será así la forma de comunicación de empresas también?
Yo siempre he defendido que las personas deben hacer lo que están haciendo, no me gusta sentarme a cenar con alguien que mira el teléfono cada vez que le suena, cuando trabajes, trabaja, cuando cenes, cena, cuando estés con amigos, diviértete.
¿Hacia dónde quiere ir Noysi en los próximos años?
Nos gustaría seguir desarrollando Robots cada vez más inteligentes que permitan aumentar la seguridad y productividad en las empresas, en concreto nos estamos especializando en gestión de crisis, alertas e incidencias. Nuestro acuerdo con Llorente & Cuenca nos ha permitido desarrollar una solución especializada en gestión de crisis que ya se está distribuyendo en varios países con muy buenas perspectivas, esta solución se llama SOS Works.
Estamos ya comenzando a introducir mecanismos de inteligencia artificial y aprendizaje automático a nuestros robots para continuar en la senda de ayudar a las empresas a optimizar los flujos de comunicación entre sus empleados, sistemas y robots, ya sea para anticiparnos a posibles situaciones de crisis cómo a gestionarlas una vez que se han producido, que por desgracia, se producen y se seguirán produciendo.